資料作成スキルが高い人が資料作成前にやっている3つのこと

資料作成 資料作成の準備 大町俊輔

資料作成のスキルはビジネスパーソンの必須スキルの一つですが、資料作成が苦手な人は意外と多くいます。

資料作成が苦手な人は、いきなりパワーポイントを使って資料作成をはじめますが、資料作成が早くて内容もしっかりしている人は、資料作成の前に”3つの準備”をしています。

準備1:資料の相手・目的・ゴールを明確にする

資料作成するときの最初の準備は、相手、目的、ゴールを明確にすることです。

順番に説明しますね。

相手とは、これから作る資料を見せる相手のこと

資料作成する必要がある場面の多くは、プレゼンテーションの機会ですよね。

新規の仕事を受注するためのプレゼン、出資や投資をお願いするときのプレゼンなど様々な場面が想定されます。

プレゼンは伝える側と聞く側が必ず存在していて、聞く側の人がどんな人なのかを事前にリサーチしないと、的外れな資料を作ることになりかねません。

決裁権限のある人なのか?決裁権限のある人に説明する立場の人なのか?など、相手によってどこまで資料を作ればいいのかが変わるので、資料作成を始める前に、誰に向けての資料作成なのか?明確にしましょう。

目的とは、なぜ資料作成をするのか?を明確にすること

資料作成をするときに、目的(なぜ資料を作るのか?)がないまま、作り始めることはないですよね。

資料作成には、必ず目的(なぜ資料作成をするのか?)が明確にあります。

例えば、「新商品を知ってもらうため」、「営業先に対する提案のため」、「プロジェクトへの出資や投資をしてもらうため」など色々な目的があります。

なぜ資料作成をするのか?という目的を明確にせず、資料作成を進めることは出来ませんし、確認せずに資料作成をしたとしても、的外れな資料を時間と労力をかけて作ることになります。

資料作成の前に、目的(なぜ資料を作成するのか?)を再確認しましょう。

ゴールとは、資料を作ることで手に入れたいこと

手に入れたいこと・実現したいことがあるから資料を作り、相手に伝えて実現させようとします。

資料を作成する前に、手に入れたいこと・実現したいことを明確にしないと間違った方向で資料を作ってしまうことになります。

なぜなら、資料はゴールから逆算して作ることが重要だからです。

ゴールがなく、漠然と資料を作ることは出来ないので、資料作成の前に必ずゴールを明確にしてくださいね。

準備2:資料の内容を箇条書きで書き出す

資料を見せる相手、目的、ゴールが明確になったら、次のステップは資料の内容を箇条書きで書き出すことです。

箇条書きで書き出すときのポイントは2つあります。

 

1:必ず紙に書き出す

2:書き出す内容に制限をつけない

 

なぜ、この2つがポイントなのかというと、ゴール(手に入れたいこと、実現したいこと)から逆算して、必要なことは無数にあります。

中には、実現可能なことや不可能なことなどがあり、不可能と思ったことは無意識に除外してしまいますが、プレゼンをしたら相手は実現出来ることかもしれません。

不可能という思い込みで可能性をゼロにするのは勿体無いことなので、実現可能、不可能なこと関係なく紙に書き出してください。

思い込みは可能性をゼロにする最大の敵です。

準備3:資料のページネーションを考える

ページネーションとは、ページ割りという意味で、作成した資料を見せる順番を考えることです。

準備1・2を終えたらパワーポイントを使って資料を作るのではなく、内容を書き出したノートにページ割りを考えて行きます。

具体的には、こんな感じです。

資料作成 資料作成の準備 大町俊輔

この写真は、私が実際に資料作成のときに、ページ割りを考えていたときのノートです。(字が汚くてすいません。)

写真のように、左上に表紙にスタートして、書き出した項目をページに当てはめて流れや繋がり、伝わり方などを考えます。

ページネーションを考える作業はとても大事で、情報の伝え方で相手の反応や返ってくる答えが変わるので、なんどもなんども見直して並べ替えをします。

資料作成前の準備で結果が決まる

準備1〜3の工程を丁寧に行うことで、プレゼンの結果が大きく変わります。

伝える側の思い込みで資料を作るのではなく、話を聞く側の立場になって資料の確認をすると、相手に伝わる資料を作ることが出来ます。

パワーポイントで資料を作る前に、お伝えした準備1〜3に取り組んでくださいね。

準備があるとないとでは、パワーポイントの作業時間も大きく変わります。

 

 

 




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